تقدم مديريتنا، الواقعة في الطابق A من مستشفى البالغين، خدماتها لمستشفى البالغين ومستشفى إحسان دوغراماجي للأطفال ومستشفى الأورام ومستشفى بيتيبه النهاري بمدير واحد وشخصين رئيسين و35 موظفًا و15 عاملًا مساعدًا. ويُحفظ في أرشيفنا، وهو من أعرق أرشيفات المستشفيات في بلادنا، نحو 4 ملايين ملف مريض في 10 مستودعات منفصلة. واستُخدم نظام ملفات المرضى الملونة لأول مرة في بلادنا عام 1968 في أرشيف مستشفانا. وأُجريت لأول مرة في بلادنا عام 2005 أعمال البنية التحتية لمجموعات التشخيص المرتبطة (DRG) التي تقوم على نموذج تصنيف جديد في مستشفيات وزارة الصحة، تحت اسم مشروع أبحاث جامعة حاجت تبه (HÜAP)، ونفذت مديريتنا الجزء الخاص بالترميز السريري من المشروع.
المهمة الأساسية لمديرية خدمات الأرشيف والإحصاء هي ضمان حفظ سجلات فحص وعلاج المرضى الذين يراجعون مستشفياتنا بانتظام مع مراعاة حقوق المرضى وخصوصيتهم، وضمان إيصال المعلومات والوثائق في الوقت المناسب عند طلب هذه السجلات من المريض أو أقاربه أو الباحثين أو الجهات القضائية والإدارية المعنية.
كما أن جمع المعلومات الإحصائية الطبية لمستشفياتنا وتنظيمها وتقديمها إلى الجهات الإدارية داخل المؤسسة وخارجها من مسؤوليات مديريتنا. وتتولى مديريتنا أيضًا ترميز التشخيصات والإجراءات الخاصة بالمرضى المقيمين. وتُسلَّم للباحثين الراغبين في إجراء أبحاث الملفات المتعلقة بالتشخيصات والعمليات التي يطلبونها. وتُجيب مديريتنا بالتعاون مع الأقسام المعنية على التقارير والمعلومات وغيرها من المراسلات التي تطلبها الجهات القضائية من مستشفياتنا.
تضم مديريتنا أقسام الاستعلامات والحفظ واستقبال الملفات والترميز الطبي والإحصاء الطبي والمراسلات (القضايا القضائية) والأبحاث وقبول الملفات.